اهمیت حسابداری برای مشاغل کوچک

معرفی

اداره موفقیت آمیز یک کسب و کار کوچک به چیزی بیش از تخصص در توسعه محصول، منابع انسانی یا مدیریت نیاز دارد. همچنین برای اطمینان از اینکه کسب و کار شما به درستی مدیریت می شود، نیاز به درک کاملی از اصول حسابداری دارد. در این مقاله، 11 نکته ضروری حسابداری را که همه صاحبان مشاغل کوچک باید رعایت کنند، مورد بحث قرار می دهیم. با اجرای این روش های حسابداری می توانید کسب و کار خود را در مسیر درست نگه دارید و راه را برای موفقیت بلندمدت هموار کنید.

1. حساب های تجاری و شخصی را از هم جدا نگه دارید

یکی از رایج ترین اشتباهات حسابداری که صاحبان مشاغل کوچک می توانند مرتکب شوند این است که امور مالی شخصی و تجاری خود را با هم ترکیب کنند. در حالی که بسیاری از کارآفرینان ممکن است در ابتدا پروژه های خود را از جیب خود تامین کنند، بسیار مهم است که درآمد و هزینه های کسب و کار جدا از امور مالی شخصی باشد. بهترین راه حل این است که یک نهاد حقوقی جداگانه برای شرکت خود ایجاد کنید. یک حساب جاری تجاری به عنوان مرکز مالی خود باز کنید و هر ماه از آن به خودتان حقوق بپردازید. یک کارت اعتباری تجاری برای هزینه هایی که نمی توانید یا نمی خواهید به صورت نقدی پرداخت کنید، دریافت کنید و یک حساب پس انداز تجاری به عنوان صندوق اضطراری یا وسیله سرمایه گذاری باز کنید. هرگونه استفاده شخصی از اقلام تجاری را پیگیری کنید.

2. طبقه بندی صحیح کارکنان

وقتی نوبت به ساختن یک تیم می رسد، شما دو گزینه دارید: کارمندان یا پیمانکاران. کارمندان افرادی هستند که کنترل رفتاری و مالی و همچنین یک رابطه طولانی مدت بر آنها دارید. از سوی دیگر، پیمانکاران افرادی هستند که برای شرکت شما بر اساس پروژه کار می کنند و بر برنامه ها و تصمیمات تجاری خود کنترل دارند.

3. مجموع هزینه های نیروی کار را قبل از استخدام محاسبه کنید

اگر تصمیم به استخدام کارمندان دارید، توجه داشته باشید که هزینه های آنها فراتر از حقوق آنها است. شما باید برای مزایا و مالیات بر حقوق و دستمزد به صورت ماهانه بودجه بندی کنید. این هزینه‌ها می‌توانند به سرعت بیش از آنچه که بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک انتظار دارند، افزایش دهند. طبق یک نظرسنجی، تنها 43 درصد از افراد خوداشتغال به توانایی خود در پرداخت به موقع حقوق کارکنان خود اطمینان دارند. برخی دیگر یا از حساب خود عقب می مانند یا مشتاق گسترش تیم خود هستند.

از قرار دادن خود در موقعیتی که مجبور به کاهش دستمزد پس از استخدام شوید خودداری کنید. حتی اگر با حقوق و مزایای اولیه سخاوتمند بودید، کارمندان خود را کاهش دادید’ غرامت باعث می شود آنها احساس فریب کنند. کسب‌وکارهای کوچک نمی‌توانند گردش مالی بالایی داشته باشند، به خصوص در اولین استخدام‌هایشان.

4. به طور منظم صورت سود و زیان ایجاد کنید

صورت سود و زیان یک ابزار حسابداری حیاتی است که درآمد و هزینه های شرکت شما را در یک دوره خاص خلاصه می کند. در حالی که کسب و کارهای کوچک از نظر قانونی ملزم به ایجاد آنها نیستند، صورت های سود و زیان برای ارزیابی اینکه آیا شما در مسیر رسیدن به اهداف مالی خود قرار دارید ارزشمند هستند.

برای ایجاد یک عبارت P&L، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. درآمدی را که در طول سه ماهه ایجاد کرده اید جمع کنید.
2. مخارج شرکت خود را جزئی کنید. آنها را به عنوان هزینه های عملیاتی یا بهای تمام شده کالای فروخته شده دسته بندی کنید.
3. کل هزینه های خود را از سود ناخالص خود کم کنید تا سود عملیاتی خود را بدست آورید.
4. مالیات و بهره را از سود عملیاتی خود کسر کنید تا سود خالص خود را بدست آورید. این نشان می دهد که آیا کسب و کار شما در طول سه ماهه سود یا زیان داشته است.

در حالی که بیانیه‌های فردی ارزشمند هستند، مقایسه‌های فصلی از اهمیت بیشتری برخوردار است. آیا هزینه های عملیاتی شما افزایش می یابد؟ آیا با وجود افزایش فروش، سود شما در حال کاهش است؟ مقایسه گزاره‌ها با یکدیگر می‌تواند بینشی در مورد این روندها ارائه دهد.

5. همیشه رسیدها را نگه دارید

شما می توانید بخش قابل توجهی از هزینه های تجاری خود را به عنوان کسر مالیات مطالبه کنید. حسابدار شما لیستی از هزینه های واجد شرایط را ارائه می دهد که می تواند به طور کامل یا جزئی قابل کسر باشد. این هزینه ها شامل وعده های غذایی مشتری، کمپین های تبلیغاتی و اجاره دفتر است. با این حال، برای ارائه این ادعاها، باید رسیدهایی را به عنوان مدرک برای پشتیبان گیری از آنها داشته باشید.

6. استفاده استراتژیک از کسر مالیات

حسابداری با قوانین مالیاتی کار می کند، بنابراین از تمام راه های قانونی برای کاهش صورت حساب مالیاتی یا دریافت معافیت های مالیاتی استفاده کنید. یک حسابدار آگاه می تواند استراتژی های قانونی پس انداز مالیاتی مانند مشوق های دولتی، حذف هزینه ها، انتقال زیان یا تغییر روش تشخیص درآمد را شناسایی کند.

7. بهبود مدیریت جریان نقدی

مدیریت جریان نقدی بخش مهمی از اداره یک کسب و کار است که اغلب توسط استارت آپ ها نادیده گرفته می شود. اگر کسب و کار شما پول نقد آماده ای برای پوشش هزینه ها نداشته باشد، صرف نظر از اینکه چقدر سودآور است، می تواند به سرعت با مشکل مواجه شود. جذب یک حسابدار شایسته نه تنها اعتماد سرمایه گذار و ذینفعان را افزایش می دهد، بلکه این اطمینان را به شما می دهد که جریان نقدی شما به اندازه کافی قوی است که از شما در برابر خطرات محافظت کند.

گاهی اوقات، شما به عنوان مدیر ممکن است به بودجه اضافی در کسب و کار خود نیاز داشته باشید. شما می توانید از طریق استقراض داخلی از خودتان به عنوان مدیر به این امر دست یابید. با این حال، این باید با احتیاط انجام شود و تخصص یک حسابدار را به ویژه ارزشمند می کند.

8. برای رشد کسب و کار برنامه ریزی کنید

همانطور که تجارت شما شتاب می گیرد، برای حمایت از رشد یا ورود به بازارهای جدید به بودجه بیشتری نیاز خواهید داشت. تامین مالی از بانک یا منابع دیگر به عنوان پلی برای غلبه بر این چالش عمل می کند. وام دهندگان و سرمایه گذاران می خواهند بدانند که بازده سرمایه گذاری خود را دریافت خواهند کرد. حسابدار شما نقش مهمی در ارائه یک پرونده مالی قوی به ذینفعان مربوطه دارد.

9. رشد غیر منتظره را مدیریت کنید

رشد سریع غیرمنتظره می تواند به همان اندازه رشد آهسته چالش برانگیز باشد و منجر به مسائلی مانند مشکلات جریان نقدی، محاسبات مالیاتی دقیق، نرخ دستمزد کارکنان یا گسترش دفتر شود. رشد کنترل نشده می تواند شما را به عقب براند. یک حسابدار خوب می تواند به شما کمک کند تا به رشد سریع غیرمنتظره واکنش موثری نشان دهید و آن را به چیزی که باید باشد – یک فرصت تبدیل کنید.

10. حسابرسی داخلی

در حالی که مشاغل بزرگتر تابع مقررات دولتی بیشتری هستند، مشاغل کوچکتر نیز می توانند از حسابرسی داخلی داوطلبانه بهره مند شوند. این نوع حسابرسی تضمین می کند که همه چیز به خوبی اجرا می شود و به عنوان یک آمادگی عالی برای ممیزی های خارجی اجباری عمل می کند.

11. خرید یا فروش یک تجارت

ادغام و خرید می تواند مسیری سریع برای رشد کسب و کار یا ورود به بازارهای جدید باشد. با این حال، این معاملات نیاز به حسابداری دقیق برای اطمینان از ارزش گذاری دقیق و انتقال آرام دارند. یک حسابدار با تجربه می تواند این بار را از دوش شما بردارد.

حسابداری یک جنبه حیاتی برای اداره موثر یک کسب و کار کوچک است. با اجرای شیوه های حسابداری صحیح، می توانید بدهی های مالیاتی را به حداقل برسانید، مدیریت مالی را بهینه کنید و به رشد پایدار دست یابید. جذب یک حسابدار ماهر می تواند تخصص و راهنمایی های لازم را برای پیمایش پیچیدگی های حسابداری و تضمین موفقیت بلندمدت کسب و کارتان در اختیار شما قرار دهد. بنابراین، اقدامات لازم را برای ایجاد یک پایه مالی قوی انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که تجارت شما در چشم انداز رقابتی شکوفا می شود.